Het recept voor een interactief online event lijkt meer op paella dan op biefstuk

Als niet onverdienstelijk vrijetijds kok denk ik in recepten. Zo ook toen ik een beeldende manier zocht om het verschil tussen twee type online events duidelijk te maken. Ik heb ontdekt dat er twee soorten zijn: events die vooral gaan om zenden en events waar interactie het belangrijkst is. In dit artikel leg ik uit wanneer je welk recept moet toepassen om het perfecte online event te organiseren.

Die events waarbij het vooral om zenden gaat, kun je vergelijken met een biefstuk gerecht. Bijvoorbeeld de klassieker steak frites. De jus, de frites en dat anderhalve blaadje sla doen leuk mee. Maar de hoofdmoot is toch echt die (naar mijn voorkeur) vegetarische biefstuk.

Bijna de hele eerste pagina in Google als je zoekt op ‘online event’, bestaat uit aanbieders van biefstuk events. Je ziet hippe presentatoren achter flitsende talkshowtafels en kekke standing desks met grote schermen erachter. Op die schermen kunnen kijkers meedoen met de quiz- en spelshow elementen die voor interactie met het publiek moeten zorgen. En dat doen ze ook.

Maar interactie is op die manier toch vooral een extraatje dat er ook nog bij zit. Als je als bedrijf je jaarverslag presentatie of bedrijfsfeest online wil brengen is zo’n biefstuk event een prima oplossing.

Is daarentegen de interactie het belangrijkst. Dan kun je een digitaal evenement beter vergelijken met paella. Het is niet dat ene klapstuk dat de toon zet, maar de balans tussen de ingrediënten die samen de muziek maken. Voor die biefstuk-events is al heel veel aanbod. Voor het paella-events heel veel minder. Zo kwam het dat ik met mijn team bij GRRR onlangs twee digitale platforms heb gecreëerd.

Als je namelijk voor de uitdaging staat om bijvoorbeeld namens een gemeente een open dag voor alle basisscholen te organiseren. En je die dag om welke reden dan ook, niet (geheel) analoog kan doen maar (deels) digitaal wil organiseren, dan vind je namelijk bij het gros van de aanbieders biefstuk recepten. Terwijl je paella nodig hebt.

Vanwege de beperkingen van corona klopte de Gemeente Amsterdam bij ons aan. Ze wilden namelijk heel graag de De Dag van de Voorschool en De Dag van de Basisschool door laten gaan. Maar dit kon alleen online. Normaliter is het simpel: scholen zetten op één vaste dag in het jaar hun deuren open. Ouders bezoeken de scholen, praten met leerkrachten, proeven de sfeer en kiezen een school.

Ik deel dit artikel omdat ik graag vertel hoe het ons lukte om deze doelgroepen allemaal laaiend enthousiast te krijgen. Zo enthousiast dat de digitale versie van De Dag van de Basisschool waarschijnlijk ook na corona zal blijven bestaan. Het wordt namelijk door alle partijen gezien als een waardevolle aanvulling op de fysieke editie.

Naast scholen en ouders is ook de gemeente betrokken bij deze dag. Onderwijswethouder Marjolein Moorman deelt haar visie in speech gericht naar alle ouders, school besturen, leerkrachten en ambtenaren. Een speech die bij de analoge versie van het event niet door heel veel ouders gezien wordt. Ook zijn onderwijs experts van de gemeente actief. Zij proberen het beleid van de gemeente over te brengen in events als deze. Zo proberen ze ouders bijvoorbeeld te stimuleren om een brede blik te houden en hen een divers pallet aan scholen te laten bezoeken.

Om te zorgen dat iedere doelgroep zoveel mogelijk de informatie krijgt die hij nodig heeft. Is het van belang om die behoeften goed in kaart te brengen. Wij deden dat door vooraf leraren, ouders, de wethouder en onderwijs ambtenaren te spreken hierover.

Ze bleken allemaal hun eigen specifieke wensen te hebben. Kijken we bijvoorbeeld naar de vragen waarmee ouders naar de open dag komen dan gaat dat bijvoorbeeld om:

• Wat is de slagingskans op school?
• Is er extra taalonderwijs mogelijk?
• Ik kom na de aanmelddeadline in amsterdam wonen kan mijn kind nog naar school?
• Kan ik als amerikaan ook aanspraak maken op gemeentelijke regelingen?

Vanuit de gemeente was met juist weer nieuwsgierig naar:

• Hoe kunnen we ouders uitdagen om zich breder te oriënteren op scholen?
• Hoe verlagen we de drempel voor ouders om vragen te stellen aan de gemeente

Door die behoeften eerst helder in een overzicht te hebben maak je het veel makkelijker om met je digitale platform ook aan die wensen te voldoen.

•  Ouders bezochten online gemiddeld 5 scholen, versus 3 die dicht in de buurt waren op de oude (analoge) manier.
• Waar voorheen expats hun kinderen inschreven op een school zonder deze gezien te hebben, bezochten mensen vanuit 22 landen de online open dag; 15% kwam van buiten Amsterdam.
• Vragen werden online direct beantwoord. Voorheen moesten deze vragen bij de gemeente worden ingediend na afloop van het event.
• Een speech wordt online door de meeste bezoekers gezien, terwijl dat in een ‘offline’ situatie maar voor een beperkt publiek is.
• De website werkt als laagdrempelig platform waar blijvend informatie op 1 plek te vinden is. Ook dat was voorheen meer verspreid.

Natuurlijk kun je met deze tips al behoorlijk uit de voeten. Maar wil je toch hulp van een partij die vaker met het bijltje gehakt heeft, neem dan vooral contact op. We helpen zinnige zaken graag verder.