GRRR Groeit: Hoe je je digitale team op een strategische manier kan uitbreiden (concept)

Als digitaal bureau hebben wij geluk, want het is druk. Digitale transformaties worden versneld doorgevoerd en nieuwe digitale merken en systemen worden uit de grond gestampt. Dat is heel in het kort waarom we ons team uitbreiden met best veel nieuwe mensen. 

Maar hoe groei je op een strategische manier?

Wij gingen op onderzoek uit en lieten ons inspireren door experts uit het vak. Onze ervaringen? Die zullen we in dit artikel met jullie delen. Want a happy team, is a good team en zo helpen we elkaar een stukje verder.  

Bij deze nemen we je graag mee in ons stappenplan voor het strategisch opschalen van je digitale diensten organisatie.

1. People management
2. Inventariseer wat je nodig hebt
3. Aanmeldingen genereren
4. Een gedegen hiring proces
5. Werknemers handboek
6. Investeer in je team

Mensen managen is een kunst. Zorg daarom dat je iemand in huis hebt die daar kennis van heeft. Toen wij ons team gingen opschalen van 20 naar 25 man wisten we dat dit zou vragen om extra people management. Daarom hebben we hier een specialist voor in huis gehaald, dit werd Michiel Reith. 

Een people manager kan gedurende een wervingsproces goed oog houden op de wervings statistieken. Het is namelijk erg lastig om beter te worden in het aannemen van mensen, als je niet meet of de mensen die je aanneemt, daadwerkelijk goede werknemers worden. Schrijfster Alexandra Johnson leert ons in haar artikel cost per hire (and all you need to know about it, dat met name de kosten per hiring interessant zijn.  

Er wordt namelijk behoorlijk wat geld uitgeven aan het werven van nieuw talent, terwijl er vaak geen kennis is of deze aanpak werkt. Volgens cijfers van The Intelligence Group (specialist in arbeidsmarkt data) hebben we het over een gemiddeld bedrag van €4.454 per nieuwe baan. Door de kosten per hire te meten zul je inzicht krijgen in hoeveel je ongeveer moet besteden om de beste kandidaten aan te nemen. 

Kijk goed naar de behoeftes in de markt. Welke aanvragen zie je groeien? En welke skills moet je vervolgens in huis halen om aan de vraag te kunnen voldoen?  

Kort samengevat, naar wie ben je opzoek? 

Heb je daar eenmaal een helder beeld van, dan kun je je verwachtingen gaan scheppen. Blendle deelt in hun handboek een aantal handige tips hiervoor:

• Welk probleem gaan we oplossen door het aannemen van een nieuwe kandidaat
• Welke impact verwachten we dat deze persoon gaat maken in de eerste maanden 
• Hoe ziet good performance er in deze positie uit?
• Welke uitdagingen zijn er binnen deze rol?   

Een gedegen onderzoek naar de tevredenheid van je klanten kan hier ook bij helpen. Wij doen jaarlijks een survey en stellen daarbij ook vragen over welke dienstverlening beter had gekund. Leg dat naast andere onderzoeken die bredere trends in de markt laten zien.

Zo zagen wij bijvoorbeeld dat SEO steeds belangrijker wordt gevonden en dat klanten graag zien dat dit integraal onderdeel is van een nieuwe website. Daarom hebben we een project manager aangenomen die ook ervaring heeft met het leiden van grote SEO-projecten.

Als je besloten hebt om je team uit te breiden, en met wie, dan wil je natuurlijk ook dat de juiste mensen solliciteren. Een duidelijke positionering kan daarbij helpen. Onderzoek van de Randstad toont aan dat we tegenwoordig meer willen dan alleen een aantrekkelijk salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Voor waarden, hoort waarde. 

Dat vraagt dus om een sterk staaltje Employer Branding. Rob Revet, marketing strateeg bij Randstad verteld “Employer branding en de employee experience zijn onderwerpen die de laatste jaren steeds meer aandacht krijgen door de toenemende schaarste op de arbeidsmarkt. De war on talent woedt in alle hevigheid en het merk is een van de middelen die aan dit front wordt ingezet”. Bedrijven die dit goed onder de knie hebben zijn gemiddeld drie keer zo succesvol in het werven van kwalitatief hoogstaand personeel.

Een toenemende trend die we de afgelopen jaren zien, is de kracht van purpose binnen employer branding. Ook bij GRRR hebben we dit gemerkt. Onze positionering Zinnige Zaken en B Corp hebben in de afgelopen maanden voor een enorme natuurlijke groei in aanmeldingen gezorgd. Blijkbaar willen veel talentvolle mensen werken bij een bedrijf met een inhoudelijke overtuiging en focus op zinnige zaken.

Maar een duidelijke purpose creëren is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Markus Kramer (Strategic brand management professor) ontwikkelde daarom een framework waarmee je als bedrijf beter in staat bent antwoord te geven op de vraag “why are we here?”. 

Je positionering is helder, je vacatureteksten zijn op de juiste manier ingestoken en nu ben je klaar om het sollicitatieproces in te gaan. Spannend, want wie gaan er schuil achter de cv’s en potfolio’s? De volgende stappen helpen ons om hier een goed beeld van te krijgen en om teleurstellingen vroegtijdig te voorkomen en wie weet kan jij hier iets van opsteken.

Houd zelf regie over je hiring process. Je kunt veel dingen prima uitbesteden, maar geef nooit je volledige hiring proces uit handen. Wij hebben vaker geprobeerd met recruiters samen te werken. Maar dit leidde in de meeste gevallen tot bad hires. Zonde, want dit kost veel geld. Volgens onderzoek van LinkedIn hebben we het dan over maar liefst €45.000 per mismatch. Zelf je proces beheersen is niet alleen beter in onze ervaring, maar dit is ook bewezen:

“Employers spend a vastly disproportionate amount of their budgets on recruiters who chase passive candidates, but on average they fill only 11% of their positions with individually targeted people, according to research by Gerry Crispin and Chris Hoyt, of CareerXroads. I know of no evidence that passive candidates become better employees, let alone that the process is cost-effective”, Peter Cappelli, professor of management 

 

Volgens onderzoek van Glassdoor duurde de gemiddelde sollicitatie procedures in 2016 zo’n 10 dagen langer, dan 5 jaar daarvoor. Een wezenlijk verschil. Zo’n lang proces is zowel voor de kandidaat als jouzelf niet prettig, én niet nodig. Brandchart raadt een sollicitatieprocedure van 2 tot 4 weken aan te raden om uitstroom uit het proces te voorkomen.

Indeed deed ooit onderzoek naar de motivatie van werknemers om op een vacature te reageren. 51% van de ondervraagde gaf aan dat zij geïnteresseerd waren in de baan vanwege de flexibele uren. Je zou als werkgever dan kunnen denken dat het toevoegen van flexibele uren aan een profiel zou helpen mensen aan te trekken, Maar niemand heeft gezegd dat deze 51% ook kwalitatief goede kandidaten zijn. Verschillende voordelen en secundaire arbeidsvoorwaarden, trekken verschillende mensen aan. Door na te gaan welke factoren, welk type kandidaat aanspreekt kun je je wervingsproces verfijnen.

Bij GRRR is de cultural fit een van de belangrijkste onderdelen in het hiring process. Wij baseren onze samenwerking, naast iemands kwaliteiten en ervaring, graag op gemeenschappelijke drijfveren, motivaties en waarden. Zo vragen we onze kandidaten altijd wat  “meaningful matters” voor hen betekent en waarom dit zo belangrijk voor iemand is. Tevens letten we bij het screenen van een CV ook op hobby’s en side activities. Het geeft ons een goed beeld van de persoon achter de professionele vaardigheden. Andere vragen die wij zoal stellen? 

• wat betekent teamwork voor jou?
• Wat voor activiteiten buiten werk zijn belangrijk voor je? En waarom?
• Waar word je kwaad van?
• Wat heb je van je ouders geleerd? En wat geef je daarvan graag door aan je eigen kinderen/omgeving? 

Óók als het niet om een design of development functie gaat kan dit erg inzichtelijk zijn. Zo hebben wij onlangs verschillende Project Manager kandidaten een case laten maken, en dat ging prima. Of beter gezegd, het leverde een hoop interessante gesprekken op. Het maken van een case stelt ons in staat om tijdens een sollicitatiegesprek meer de diepte in te gaan. Het zorgt ervoor dat kandidaten gestructureerd naar hun verantwoordelijkheden moeten kijken en geeft ons als werkgever zeer waardevolle inzichten m.b.t. de verschillen in aanpak en uitdagingen.

Wij kiezen ervoor om kandidaten 4 uur te geven voor het maken van een case. Dat is genoeg om als werkgever vragen te kunnen stellen en eerlijk naar de sollicitanten toe. 

Hiring proces afgerond? Dan kan het feest beginnen. Bij GRRR overhandigen we alle nieuwe medewerkers een (digitaal) handboek. Een goede maar vooral ook leuke manier om een beeld te geven van je organisatie, al zeggen we het zelf.  

Een goed handboek bevat alle informatie die je moet weten over de organisatie. Van hoe je collega’s feedback geeft tot hoe verjaardagen gevierd worden. Onze wiki i.c.m. met ons handboek zijn geïnspireerd door Blendle. Zij maakte, onder het motto “leren van kritiek”, hun handboek openbaar. We hadden hem net al even uitgelicht, maar mocht je hem nog niet geopend hebben, neem dan zeker een kijkje, het is echt de moeite waard.

Onderwerpen die je tegenkomt in het handboek van GRRR zijn o.a.: een social code, besten van studie budget, work and life balance en weetjes over collega’s (o.a. Jelmers liefde voor stroopwafels).

“Het handboek van GRRR is het eerste handboek wat ik graag verder wilde lezen. Zo leuk geschreven en opgemaakt, echt top!” – Martijn Nieuwenhuizen, front-end developer bij GRRR.

Zeker nu we veel vanuit huis werken, willen we ons huidige team niet uit het oog verliezen. Want ook de oude garde verdient extra aandacht nu. Hoe we dat aanpakken? Daar schreef onze design lead Jeroen Disch over in zijn artikel; hoe we bij Grrr mentaal fit blijven. Kleine spoiler; buddy bingo’s, happy hour én mental aid-teams zullen de revue passeren.

Ook werden we onlangs geïnterviewd door Cornelis Serveert. Zij begeleidde ons team bij een fysiek sessie om elkaar de goede en ongelukkige ontwikkelingen sinds covid te bespreken (aanrader!). Michiel Reith, onze director of operations verteld in dit artikel over hoe deze middag ons heeft geholpen en hoe wij onze collectieve kracht benutten nu de crisis roet in het eten gooit. 

 

Lang verhaal kort, er zijn dus genoeg tips en tricks om je team op een strategische manier op te schalen. Kijk kritisch naar je eigen wervingsproces, verbeter deze waar nodig en pluk daar de vruchten van. Wij zijn in ieder geval erg blij met de resultaten; onze nieuwe teamleden.

Als hekkensluiter stellen we ze graag aan je voor (van links naar rechts): Michiel Reith (director of operations), Martijn Nieuwenhuizen (front-end developer), Iris Dapper (Office en Happiness manager), Charlotte Kooijman (Content Marketeer), Felicia Mak (Senior Project Manager), Ieva Blazauskaite (Designer) en Sjors Bazelier (Designer). Aangenaam! 

Wil je meer weten over onze aanpak op het gebied van people & culture? Neem gerust contact op met Michiel door te mailen of bellen naar 020- 32 077 08.