Stel, je bent een kind in Amsterdam

en je hebt net als drie vriendjes uit je klas extra taalles nodig. Dan is het gelukkig zo geregeld in Nederland, dat daar extra vakleerkrachten voor ingeschakeld worden. Nederland zit met een uitgave van 5,2% van het BBP bij de top van de wereld als het gaat om onderwijsuitgaven.

Hoera! Goed voor mekaar! Leve de Nederlandse Leeuw! 

Zou je zeggen. 

Helaas moesten schooldirecteuren voor deze vakleerkrachten nog allerlei papieren formulieren invullen. Dat was een tijdrovende en foutgevoelige klus.

Die stapels papier legden vervolgens een queeste af waar Frodo nog een puntje aan kan zuigen: van het ene bureau naar de andere afdeling. Ze werden zelfs met busjes fysiek van het ene naar het andere kantoor vervoerd. En dat voor miljoenen aan subsidies die over honderden scholen en meer dan honderdduizend kinderen verdeeld moesten worden.

De paarse krokodil

De Nederlandse Leeuw dreigde in dit geval dus een paarse krokodil te worden. Dat moet toch slimmer kunnen? 

Dat dacht Alla Essabti ook. Als beleidsadviseur onderwijs met ruim 9 jaar ervaring, was ze in 2018 een van de mensen die deze tijger wilden temmen. De voordelen die digitalisering kon brengen waren duidelijk: 

  • meer overzicht; 
  • veel minder foutgevoelig;
  • beter kunnen sturen.

Digitalisering zou dus veel kostbare tijd van zowel schoolbesturen als ambtenaren kunnen besparen, en ervoor zorgen dat subsidies terecht komen bij kinderen die ze het meest nodig hebben. 

Alla emigreerde zelf als kind naar Nederland en heeft dankzij goed onderwijs de taalbarrière kunnen dichten en snel haar plek kunnen vinden. Dit gunt zij kinderen die nu op de basisschool zitten ook. Bovendien heeft ze zelf ook kinderen. De enige vraag was hoe ze dit aan wilden pakken. 

De manier waarop we nu investeren in kinderen bepaalt mede de toekomst van Amsterdam. GRRR draagt met het portaal onderwijssubsidies een digitale bouwsteen bij aan goed onderwijs dat eerlijk verdeeld is.

Jelmer Boomsma, strateeg GRRR

De scholen en de gemeente aan het woord

Eén groot project vs behapbare stappen

De gebruikelijke manier om een project als dit aan te pakken is om het digitaliseren van de onderwijssubsidies als een groot project te zien. Alla en haar team waren echter huiverig om dat aan te gaan. De risico’s zijn dat het lang duurt voordat er resultaat komt, en, dat als dat resultaat er eenmaal is, het kostbaar is om fouten te herstellen. Dát wil je jezelf als beleidsadviseur niet op de hals halen.

De GRRR-methode

Daarom belde Alla met Jelmer Boomsma van GRRR. Eerder werkten zij al samen aan Schoolwijzer, een online platform dat ouders helpt om de juiste school te kiezen voor hun kind. Een project waarin de GRRR-aanpak van digitale innovatie goed tot zijn recht kwam.

Die aanpak is een combinatie van beproefde methodes als LEAN, Service Design en Design Thinking. Het komt er op neer dat door klein te beginnen en tussendoor steeds te testen projecten behapbaar en overzichtelijk gemaakt worden. Zou die aanpak ook kunnen werken voor het digitaliseren van álle onderwijssubsidies van Amsterdam?

GRRR bewijst hiermee dat het mogelijk is om stabiel en binnen budget een grote digitalisering te doen door klein te beginnen en stapsgewijs door te bouwen.

Alla Essabti, beleidsadviseur onderwijs, Gemeente Amsterdam

Rapid prototyping en heel nauw samenwerken

Met een meerjarentraject als gevreesd alternatief, was zowel bij GRRR als Gemeente Amsterdam het plezier groot toen al na twee maanden het eerste aanvraagformulier gedigitaliseerd was. Vanaf dat moment was er voor schooldirecteuren geen papierwerk meer gemoeid bij hun aanvragen.

Vanaf 2020 heeft de gemeente ook een live overzicht. Daarmee kunnen Alla en haar team het bijvoorbeeld zien als er op een bepaalde school buitensporig veel kinderen met een taalachterstand blijken te zitten. Het live overzicht zorgt dat scholen er tijdig op gewezen worden als ze hier wél ondersteuning voor kunnen aanvragen. Dat was voorheen niet mogelijk.

Zo maakten we van een eindeloze papieren avonturenreis een simpele oplossing. Een beetje alsof Frodo in The Lords of the Rings de ring gewoon gelijk aan die adelaar had gegeven en die hem in het lava had gooit: minder spannend maar wel veel makkelijker. 

GRRR bewijst hiermee dat het mogelijk is om stabiel en binnen budget een grote digitalisering te doen door klein te beginnen en stapsgewijs door te bouwen.

Alla Essabti, Beleidsadviseur Kennis en Informatie Gemeente Amsterdam

Resultaat

Het portaal onderwijssubsidies verwerkt jaarlijks ruim 6.000 aanvragen. In totaal investeert de Gemeente Amsterdam via deze weg jaarlijks ruim 400 miljoen euro aan onderwijssubsidies. Dat geld gaat naar zinnige en noodzakelijke dingen waar kinderen direct profijt van hebben. Zoals:

  • Huisvesting (waaronder gezonde lucht in het schoolgebouw);
  • Vakleerkrachten voor rekenen, taal, sport, cultuur en bewegingsonderwijs;
  • Extra leraren en onderwijsondersteuners.

Het portaal zorgt ervoor dat schooldirecteuren veel minder tijd kwijt zijn aan het aanvragen van subsidies. De Gemeente kan zorgen dat de subsidies het maximale resultaat op leveren. Zo zorgen we dat subsidies daar terechtkomen waar ze nodig zijn. GRRR begon in 2016 met het digitaliseren van één formulier. In 2019 worden 2000 digitale formulieren voor meer dan 20 VloA-voorzieningen gebruikt. Dat is de kracht van rapid prototyping. 

Ook een groot project behapbaar maken?

We denken graag met je mee over de slimste aanpak voor jouw uitdaging. Bel 020 – of mail onze strateeg Jelmer Boomsma. 

 

  • Strategist

    Jelmer Boomsma